「特集：仕事にUbuntu 第11回」　社内文書にPDFを活用。まずはシンプルなところから第一歩。

e-文書法なる法律が2004年11月に制定されて早5年。商法、税法で保管が義務づけられている文書について、紙だけではなく電子化されたファイルとして保存することも認められるようになりました。

これを契機に、官公庁、企業において、電子文書が広く普及するようになり、国際標準として認定されたこともあり、PDFが電子文書の標準フォーマットとして利用されています。

e-文書法の対象となる経理/財務、税務に関わる帳票類、取締役会議事録などに限らず、社内文書も電子化することで、紙の無駄の削減、業務負荷の低減が少なからず図られることでしょう。
今回は、とてもシンプルな方法で、社内文書の電子化に取り組む、第一歩について見ていきたいと思います。

企業の管理系部門がお世話になっているサイトにe総務.comや総務の森などがあります。

これらのページには、社内文書テンプレートがあり、Word形式で入手できるようになっています。Ubuntuの場合にはOpenOffice.org Word Processorで直接開いて利用することができます。

申請フローを紙ベースで行う場合にはこちらの雛形を元にアレンジしてプリントアウトして用いればいいのですが、パソコンで入力して申請しようとすると、入力者にとって表組みレイアウトが崩れてしまいとても使いづらいものです。
そんな場合、OpenOfficeにある、「フォーム」機能を用いると便利です。

構成内容を参考にしながら、自社にあった構成で、パソコンで入力しやすく、そのまま申請書類として使えるようにアレンジしてみます。

「表示（V）」＞「ツールバー（T）」＞「フォームコントロール（G）」を選び、新たにツールパネルを表示させます。
右上にある「デザインモード　オン/オフ」ボタンでデザインモードをオンに切り替えます。

右列、上から3番目の「テキストボックス」を選択します。

入力欄を作成したい領域をマウスでドラッグして指定すると、画面のように点線で表示されます。

マウスを放すと、緑のポイントが外枠に表示され、枠の大きさを変更できるようになるので、入力欄のサイズを調整します。
これを繰り返して、入力欄を次々に作っていきます。

枠内でダブルクリックすると「属性テキストボックス」が現れ、入力欄に関する細かい設定ができます。

入力欄は、タブキーで次々にジャンプしていけます。この順番はテキストボックスの作成順に割り振られていきますが、順番変更を行いたい場合、「タブの順序」で数値で指定して変更ができます。

入力文字の大きさの指定は、「フォント」欄にある「…」をクリックすると現れる画面で指定できます。

文字のスタイル、サイズは、「英数字用フォント」側で指定し、日本語入力時に表示するフォントを指定することも可能です。
（特に指定しなくてもシステムの標準の日本語フォントで表示されます。）

申請書が完成したら「ODF文書ドキュメントテンプレート（.ott）で保存しておくと便利です。
テンプレート＝雛形ファイルとして社内向けWebページは共有フォルダに置いておくことで、申請者が申請書類をパソコンで入手し、開いて、直接入力できるようになります。

申請者は申請内容を入力したら、まずはファイル名をつけて保存します。
ファイル名の付け方をあらかじめルール化しておくと便利でしょう。

• 申請を受ける部門の担当者は、ルールに従って、メール受信のフィルタ設定をしておくことで、自動的にラベル付けorフォルダへの振り分けができて、それだけでファイリングが出来上がることになります。

続けて、「ファイル（F）」＞「送る（D）」＞「PDF添付としてのドキュメント（D）…」を選ぶと、「PDFのオプション」画面が現れるので、「送る」をクリック。
すると、メールソフトが起動して、PDFファイルが自動で添付され、メールが送れるようになります。

申請経路として、To: で上司に、人事担当にCCで送付し、受信した上司が件名に「OK！」とか「承認」として全員に返信すればいいように、予めルール化をしておくことで迅速な処理が行えることでしょう。

私が以前いた会社ではWebベースのグループウェアのワークフローアプリで社内稟議を電子化したのですが、いちいちアクセスするというのが不評で、結局メールで一元化しました。
メールに一元化することで、どんなに忙しい上司でも、出先からメールにアクセスするだけで、すぐに承認することができます。

以上、とてもシンプルな方法ですが、紙による社内文書を電子化する第一歩として書いてみました。

PDFのフォーム機能はWebのフォーム機能と同じような使い方ができます。
たとえばアンケートに入力し、送信ボタンを押すと受信側でメール経由で受信し、CSV形式などでリアルタイムで集計したり、セミナーの参加申し込みをこの方式で受け付けて、集計を自動化するということが可能です。
メールにアンケート用紙やセミナーの案内状を添付して送って、その場で回答や申し込みができることで、受け手としてはわざわざサイトにアクセスせずともリアクションが行えるために、かなりレスポンスが高まります。

このような集計機能は、Adobe純正のAcrobat 8や9では、とても簡単に作れます。
OpenOfficeでも同等な機能の実装がなされれば、さらに便利になることでしょう。